Gemba walk...parte integrante della giornata

Concentrarsi sulle attività strategiche, seduto tutto il giorno in ufficio, non deve sollevare il buon manager dal vivere quotidianamente la vita operativa del magazzino! La soluzione è quella del gemba walk!

Gemba Walk . Un metodo vincente per manager logistici sempre più oberati.

Ormai fa parte del nostro DNA. Noi Manager che abbiamo scelto la strada delle Operations dobbiamo avere la dote di occuparci contemporaneamente delle attività strategiche senza mai dimenticare che ogni giorno, ogni minuto, bisogna vivere i processi operativi, controllarli e controllare le persone sul campo; in sostanza: scrivania e ufficio sempre attivi ma mai dimenticare la vita di corridoio in magazzino.

Ricordo sempre le parole che mi ripeteva il mio primo Direttore generale e Mentore: Hai scelto la strada di coloro che devono riuscire a condurre un carrello elevatore utilizzando una sola mano, con l'altra devono già elaborare strategie in scrivania!
Non solo: il buon Manager logistico è sempre stato colui che dalla propria postazione, con un bel finestrone sul magazzino, riusciva a tenere sott'occhio la vita costante dei propri operatori fra corridoi e scaffali.

Tuttavia questa alternanza quotidiana di attività rischia spesso di diventare una dicotomia professionale che, per alcuni, può portare a far male sia le attività di Management e gestione sia quelle di controllo costante delle operations.
Negli anni sicuramente sono venuti in nostro aiuto infiniti sistemi di controllo a distanza dei processi; con la Business intelligence è diventato più semplice il monitoraggio costante dei KPI di servizio, produttività e prestazione sia nelle attività di magazzino sia in quelle di trasporto e distribuzione; in aggiunta sono arrivati poi i sistemi predittivi ed anticipativi permettono addirittura di indirizzare le operations anticipatamente così da evitare sorprese durante la pratica operativa.
Ma il dilemma shakespiriano del Buon Manager logistico rimane: Scrivania o corridoio? Questo è il problema.

Una buona soluzione per ottimizzare tempo e risorse in maniera efficiente ed efficace è il METODO GEMBA,dove "gemba" sta per posto dove si lavora - inteso come il posto dove succedono le cose o nascono le problematiche.
Le passeggiate nel "gemba" (o "gemba walk") sono una tecnica di gestione utilizzata per affrontare i problemi quotidiani in modo più efficace. L’obiettivo dello strumento è quello di coltivare lo sviluppo sistematico di un’organizzazione, andando a verificare dal vivo le capacità dei suoi membri di riconoscere le potenzialità delle azioni che compiono nella quotidianità e la predisposizione ad individuare spunti per il miglioramento.
Non più solo collaboratori a riporto che ci raccontano, nella riunione di fine giornata, come è stato condotto il lavoro giornaliero, ma una discesa sul campo ogni qualvolta ci sia la necessità di “toccare con mano” il funzionamento di un processo specifico, misurando direttamente e personalmente i risultati finali.
Gemba rientra nel Metodo delle 6G; Sono le 6 parole giapponesi “chiave” che illustrano il pragmatismo e lo stile vincente nell’approccio ai problemi:

Gemba: il luogo reale dove accadono le cose, dove si produce valore aggiunto.

Genbutsu: gli elementi materiali

Genjitsu: i fatti reali

Genri: le spiegazioni teoriche

Gensoku: le regole o gli standard stabiliti

Genten: lo stato di riferimento.

Questo strumento così importante viene spesso sottovalutato ma è straordinariamente potente. Applicarlo quotidianamente permette di raggiungere risultati impensabili, soprattutto in quelle fasi dell'attività annuale in cui è veramente difficile ricavare il tempo per avere sotto controllo tutto il sistema logistico di cui si ha la direzione ed il governo.

Il metodo funziona quindi sia nella fase di progetto dei processi operativi, sia nella fase del costante monitoraggio e miglioramento degli stessi.
Le passeggiate devono ovviamente essere finalizzate ad uno scopo e mai lasciate al caso; per esempio quando si vogliono rimuovere obiezioni che spesso arrivano da chi operando direttamente sul campo, sostiene che alcune delle nostre direttive non siano materialmente applicabili. Le passeggiate Gemba sono altresì importanti per dare valore al tempo nelle operations; si può infatti dimostrare che talune operatività possono, se condotte secondo processo, essere disbrigate nei tempi che noi abbiamo pianificato.

Parlare quotidianamente con gli operatori, nel loro “habitat”, nella loro “confort Zone”, li aiuterà a fidarsi del Manager ed a comunicare i reali aspetti che non funzionano limitando “lo sport della lamentela” solo ai casi veri e reali.
Questi momenti, inoltre, possono essere sfruttati con grande intelligenza manageriale anche dedicandoli a complimentarsi con chi svolge bene il proprio lavoro perché la base della realizzazione di un lavoratore è proprio il riconoscimento di quello che fa.

Quante volte ci ripromettiamo di farlo e quante volte disattendiamo la promessa ( non per nostro volere ovviamente); è evidente che all'inizio bisogna imporsi di fare il giro quotidiano quando il reparto da visitare sarà in pena attività, così da osservare molto attentamente reazioni, comportamenti, toni di voce, espressioni, oggetti o documenti aree in disordine, discussioni, rallentamenti, ecc.
Infine qual è l'errore da non commettere mai? Pensare che la Gemba walk sia stata condotta sottraendo del tempo prezioso ad attività molto più importanti e consone al nostro ruolo; essa è parte integrante del processo di miglioramento continuo di tutto il sistema delle operations che ci è stato affidato.

Fonte: https://www.logisticaefficiente.it/le/supplychain/management/gemba-walk-un-metodo-vincente-per-manager-logistici-sempre-piu-oberati.html